Privacy Statement VOSS Advocaten

VOSS Advocaten (VOSS) respecteert de privacy van haar opdrachtgevers, wederpartijen, bezoekers van haar website en de ontvangers van haar nieuwsbrieven en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die haar ter beschikking wordt gesteld vertrouwelijk wordt behandeld.

Doeleinden voor verwerking

Uw persoonsgegevens kunnen verwerkt worden voor verschillende doeleinden. De verschillende doeleinden zijn de volgende:

Opdracht cliënt

VOSS sluit met haar cliënten een opdrachtovereenkomst. Wij verwerken daarvoor uw aanhef, naam, adresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer en (eventueel) BTW-nummer en (eventueel) uw BSN.

Particulieren:

Voor particuliere cliënten verwerken wij de volgende persoonsgegevens: NAW-gegevens, aanhef, e-mailadres, geboortedatum, nationaliteit, telefoonnummer, IBAN. Ingeval van familierechtelijke zaken komen daar vaak ook de overige BRP(basisregistratie personen, voorheen GBA)-gegevens, kentekenregistratie(s) en kadastrale gegevens bij. Bij particuliere wederpartijen verwerken wij dezelfde gegevens als hiervoor genoemd.
Ingeval particuliere cliënten recht hebben op gefinancierde rechtshulp via de Raad voor Rechtsbijstand, verstrekken wij hun persoonsgegevens aan de Raad voor Rechtsbijstand; dit betreft NAW-gegevens, aanhef, e-mailadres, geboortedatum, nationaliteit, telefoonnummer, BSN en overige BRP-gegevens.

Bedrijfscliënten:

Voor bedrijfscliënten verwerken wij de persoonsgegevens van onze contactpersonen bij de betreffende cliënt (naam, aanhef, e-mailadres, geboortedatum, nationaliteit, telefoonnummer), de persoonsgegevens van de UBO (Ultimate Beneficial Owner) ingeval van werkzaamheden die vallen onder het toepassingsbereik van de Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme (Wwft) en dit betreffen: NAW-gegevens, aanhef, e-mailadres, geboortedatum, nationaliteit, telefoonnummer.
Verder verwerken wij voor bedrijfscliënten gegevens van werknemers (NAW-gegevens, aanhef, e-mailadres, BSN, IBAN en geboortedatum).

Restcategorie:

Wij verwerken tevens persoonsgegevens van derden (niet zijnde wederpartijen) die wij via onze cliënten verstrekt krijgen; dit kunnen bijvoorbeeld andersoortige belanghebbenden of betrokkenen bij de advisering voor onze cliënten zijn; dit kunnen bijvoorbeeld NAW-gegevens, aanhef, e-mailadres zijn.

Gerechtelijke procedures en arbitrage

Voor alle juridische procedures worden door ons persoonsgegevens verwerkt en verstrekt.
Bij procedures (bij de rechtbank of ingeval van arbitrage) en bij mediation worden door ons diverse persoonsgegevens van de (proces)partijen aan de rechtelijke macht, deurwaarders, (gemachtigden) wederpartijen en arbitrage instituten verstrekt: NAW-gegevens, aanhef, e-mailadres, geboortedatum, nationaliteit, telefoonnummer, IBAN. Ingeval van familierechtelijke zaken komen daar vaak ook de overige BRP(basisregistratie personen, voorheen GBA)-gegevens, kentekenregistratie(s) en kadastrale gegevens bij.

Procesvertegenwoordiging

Van wederpartijen die zich laten vertegenwoordigen door een gemachtigde, verwerken wij persoonsgegevens van de gemachtigde: NAW-gegevens, aanhef, e-mailadres, telefoonnummer.

Financiële administratie

VOSS is wettelijk verplicht om, wanneer zij u een factuur stuurt, deze factuur te bewaren. Datzelfde geldt voor de opdrachtovereenkomst. Ten behoeve van het opstellen van de opdrachtovereenkomst en de factuur worden uw aanhef, naam, adresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer en (eventueel) BTW-nummer verwerkt.

Sollicitaties

Wanneer u solliciteert bij VOSS op een vacature of wanneer u een open sollicitatie stuurt, verwerken wij in het kader van de sollicitatieprocedure uw naam, uw adresgegevens, uw telefoonnummer en uw e-mailadres. Mocht u zelf in uw c.v. nog nadere persoonsgegevens vermelden, dan worden deze eveneens verwerkt.

Klachtbehandeling

In onze algemene voorwaarden kunt u lezen dat VOSS aangesloten is bij de Klachten- en Geschillenregeling Advocatuur. Voordat u toegang heeft tot die Klachten- en Geschillenregeling, dient u de interne klachtenprocedure van VOSS te volgen. Om met u in contact te treden over de klacht en uw klacht te kunnen behandelen verwerken wij uw naam, adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres.

Contact

Wanneer u wilt dat VOSS contact met u opneemt, kunt u op onze website het contactformulier invullen. Door het invullen van dat formulier verwerken wij uw naam, uw adres, uw e-mailadres en uw telefoonnummer. U kunt eveneens via Social Media (Linked-in) contact opnemen. In dat geval verwerken wij ook (één of meerdere van) voornoemde gegevens (zoals door uzelf aangegeven).

Rechtsgronden voor verwerking

VOSS verwerkt persoonsgegevens voor de uitvoering van tussen u en haar gesloten overeenkomst(en), ten behoeve van een wettelijke verplichting, in het kader van de behartiging van gerechtvaardigde belangen en/of op grond van door u gegeven toestemming. In het hiernavolgende overzicht kunt u zien welke rechtsgrond welk doeleinde voor de verwerking van uw persoonsgegevens rechtvaardigt:

Doeleinde Rechtsgrond
Opdracht cliënt Uitvoering overeenkomst
Benoeming rechtbank Uitvoering overeenkomst / wettelijke plicht
Nieuwsbrief Toestemming
Financiële administratie Wettelijke plicht
Sollicitaties Toestemming
Bewaartermijnen

VOSS hanteert de volgende bewaartermijnen:

Opdracht cliënt 20 jaar na sluiting dossier
Benoeming rechtbank 20 jaar na sluiting dossier
Financiële administratie 7 jaar
Sollicitaties 4 weken nadat de procedure is beëindigd, tenzij sollicitant wordt aangenomen
Persoonsgegevens delen met derden

VOSS verwerkt de hiervoor genoemde persoonsgegevens voor haar eigen doeleinden. Zij maakt bij de verwerking wel gebruik van een derde (verwerker) die op basis van hun taak eveneens te maken hebben met uw persoonsgegevens. Dit betreft:

ICT-Concept

Voor (de beveiliging van) onze cloud-diensten en ICT-infrastructuur heeft VOSS (diverse) contractuele afspraken met ICT-Concept (Basicweg 19a 3821 BR AMERSFOORT; www.ict-concept.nl). ICT-Concept is onderdeel van de Lexxyn Groep en hanteert een eigen privacy statement, hetwelk hierna te lezen is: https://www.ict-concept.nl/Enterprise-Drive-privacy-statement Daarin kunt u lezen dat ICT-Concept geen toegang heeft tot de persoonsgegevens die als onderdeel van onze data worden bewaard en dat data wordt beveiligd door middel van zogenoemde end-to-end encryptie.

Beveiliging

VOSS gaat zorgvuldig om met de persoonsgegevens die u ons toevertrouwt en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen. Zo zorgen wij ervoor dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens. Onze interne organisatie is zo ingericht dat al onze medewerkers verplicht zijn tot geheimhouding over alle aan ons verstrekte gegevens; verder kan slechts toegang worden verkregen tot onze ICT-infrastructuur door een persoonlijk wachtwoord en een authenticatiesleutel.

Inzage, correctie en recht van verzet

Als uw gegevens bij VOSS bekend zijn, heeft u, na schriftelijk verzoek, de mogelijkheid uw persoonlijke gegevens in te zien. Indien het door VOSS verstrekte overzicht onjuistheden bevat, kunt u ons schriftelijk verzoeken de gegevens te wijzigen. Ook kunt u ons verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen en kunt u de eventuele toestemming die u voor verwerking van uw persoonsgegevens gegeven heeft intrekken. Wanneer u niet benaderd wilt worden met informatie over onze producten en diensten kunt u dat uiteraard ook aan ons laten weten. Uw verzoeken zullen wij zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken na ontvangst behandelen. U kunt uw schriftelijke verzoeken sturen aan onze contactpersoon:

VOSS Advocaten
t.a.v. Paul van Oss
Postbus 101
3850 AC Ermelo
Of mailen naar paulvanoss@vossadvocaten.nl

Indien u het niet eens bent met de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken en u komt met ons niet tot een oplossing, dan heeft u de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Uw klacht kunt u versturen naar:

Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ DEN HAAG

Aanpassingen privacy statement

Aangezien uw privacy bij VOSS van groot belang is en de regelgeving continu in ontwikkeling is, behouden wij ons het recht voor dit privacy statement aan te passen. Wijzigingen zullen uiteraard ook op deze website worden gepubliceerd.

December 2019